¿Sientes que el tiempo se te va de las manos y no es suficiente para cumplir con todas tus responsabilidades?
La productividad y efectividad personal son capacidades fundamentales en un contexto como el actual, acelerado, multitarea y con cambios constantes, sobre todo cuando trabajamos en modelos flexibles e híbridos. La buena noticia es que existen técnicas y herramientas de productividad que pueden ayudarte a poner el foco en lo importante, conseguir más resultados en menos tiempo y ser más eficaz en el trabajo, contribuyendo también a mejorar tu bienestar.
A continuación, te presentamos cuatro hábitos sencillos que puedes incorporar en tu día a día para ser más productivo:
1. Conócete bien a ti mismo y a las personas con las que trabajas
Una parte importante de nuestros resultados depende de la forma en la que trabajamos con los demás. Tratar al resto de personas como quieren ser tratados no solo nos va a ahorrar tiempo, sino que también va a impulsar la calidad de todo lo que hagamos.
La herramienta para profesionales de Recursos Humanos Insights Discovery ha identificado cuatro tipos de personalidad, que asocia con diferentes colores:
- Personalidad Azul: son personas cautas, estables y ordenadas, les gusta preguntar y asegurarse, y prefieren la formalidad. Para ellos, el proceso es más importante que el contenido, necesitan contar con toda la información y tenerlo todo bajo control.
- Personalidad Roja: son decididos y competitivos, siempre centrados en el objetivo y en conseguir resultados. Suelen ser muy exigentes, productivos y de carácter fuerte.
- Personalidad Amarilla: no les cuesta asumir riesgos ni gestionar los cambios, ya que son creativos, innovadoros y entusiastas. Suelen inspirar a los demás.
- Personalidad Verde: son pacientes y calmados, se suelen centrar en los demás y en el equipo. Son cuidadosos, muy leales y fieles a sus principios.
¿Con cuál te sientes más identificado? ¿Y el resto de tu equipo? Aunque en cada uno de nosotros predominan más unos rasgos que otros, todos tenemos características de cada tipo de personalidad. Recuerda que el éxito no está en tratar a los demás como nos gustaría que nos trataran a nosotros mismos, sino como ellos quieren ser tratados.
2. Reconoce y ten en cuenta tus ciclos productivos
Trabajar muchas horas sin descanso puede resultar contraproducente; si queremos mantener un nivel de rendimiento elevado tenemos que hacer pequeñas pausas para desconectar, trabajando por bloques. Además, es fundamental identificar cuál es nuestro cronotipo, es decir, reconocer cuándo tenemos nuestros picos y valles de energía para organizar y priorizar nuestras tareas y descansos.
Podemos distinguir cuatro tipos de personas en función de su cronotipo:
- León: se levantan temprano y llenos de energía y siguen activos hasta media tarde. La mejor franja horaria para trabajar es entre las 8 y las 10 horas.
- Lobo: son mucho más productivos y creativos por la noche y les suele costar bastante levantarse y empezar a funcionar. Deben aprovechar sus horas más productivas entre las 16 y las 18 horas.
- Oso: no tienen picos muy intensos de energía, aunque están más activos en las horas centrales del día. Su momento más productivo está entre las 10 y las 12 del día.
- Delfín: siempre están alerta y tienen un sueño ligero, su cerebro siempre está funcionando. Sus horas de mayor capacidad intelectual son entre las cuatro y las seis de la tarde.
¿Has podido identificar tu cronotipo? El simple hecho de tenerlo en cuenta a la hora de organizar tu agenda puede tener un gran impacto en tu productividad.
3. Organiza tus tareas al comenzar el día
Lo más importante antes de empezar tu día es tener claros cuáles son tus objetivos, qué es lo que quieres conseguir, pues eso dirigirá tus sentidos y esfuerzos hacia el trabajo inteligente. Cuando no tienes prioridades ni buscas resultados claros, llenarás las horas haciendo tareas que te mantendrán ocupado, pero no te garantizará ser productivo.
Seguro que en tu jornada laboral tienes muchas actividades que hacer, pero todas son distintas. Cada una te exige diferentes niveles de esfuerzo y te aporta cosas diferentes. Pero ¿tienes claro detrás de cuáles están los resultados que aportan valor?
Si empiezas a trabajar sin saber qué quieres conseguir, terminarás por enredarte con la primera actividad o falsa urgencia que encuentres. Deberás diferenciar entre «trabajo útil», «trabajo vacío» y «trabajo falso» para así poder conseguir resultados.
- El trabajo útil son las tareas de gran impacto que más resultados te dan, suelen ser las más exigentes, difíciles y creativas que tienes que hacer.
- El trabajo vacío son cosas que haces y que no te aportan.
- El trabajo falso son cosas que te roban tiempo y energía y te alejan de tus resultados.
Además, tu jornada empieza mejor cuando el día anterior has decidido cuáles serán tus tres primeras tareas y dejas preparado todo lo que necesitarás para hacer tu primera actividad: materiales, herramientas, documentos... Así evitarás pérdidas de tiempo innecesarias o distraerte haciendo otras menos importantes.
4. Identifica y prioriza tus Acciones Esenciales
Las Acciones Esenciales son las dos o tres tareas más importantes de tu día. Por su impacto en tus objetivos, y por el grado de exigencia que requieren, destacan de manera clara por encima del resto. Representan el verdadero corazón de tu trabajo. Cuando las cuidas, te focalizas en ellas y las haces bien, encuentras calidad, avances y resultados.
A diferencia del resto, en las Acciones Esenciales cuenta más el cómo las hagas que el simple hecho de hacerlas, ya que suelen ser difíciles y retadoras. Exigen concentración, energía, creatividad y motivación, te piden mucho, pero a cambio también te aportan mucho.
Empezar el día volcándote en tus Acciones Esenciales tiene grandes ventajas:
- Estás más fresco y despejado, así que te costará menos hacer esas tareas que precisamente son más complejas.
- Detrás de estas actividades siempre hay resultados. Así que empezar haciendo una o dos te hará verlos desde el primer minuto.
- Cuando las completas te sientes bien. Dan ánimos para seguir. Y todos necesitamos motivación para seguir trabajando.
- Con cada minuto que pasa aumentan las posibilidades de que llegue algún imprevisto o urgencia. Si es así, ¿no será mejor hacer cuanto antes lo importante por si tienes que cambiar tu plan de trabajo?
Impulsar nuestra productividad es una carrera de fondo en la que debemos ir incorporando pequeños hábitos en nuestra rutina de forma progresiva. Te animamos a hacer la prueba esta semana con uno de los cuatro hábitos que te acabamos de presentar.
Si quieres profundizar más sobre cómo ser más productivo en entornos híbridos te invitamos a que vuelvas a ver la Masterclass impartida por Enrique Gonzalo, ecofundador de Kenso y experto en Productividad Personal y Recursos Humanos:
¡Empieza ya tu nueva vida productiva!