Actualmente, los equipos de trabajo tradicionales se han convertido en denominados equipos virtuales, es decir, en un grupo de personas que desarrollan su actividad profesional de manera independiente pero que comparten la misma tecnología para alcanzar un fin común.
Para poder conseguir este objetivo, han de trabajar de manera eficiente y productiva en remoto y una de las claves más importantes para lograrlo es la comunicación.
Hace un par de semanas, realizamos un Webinar sobre este tema con Raquel Roca, periodista, experta en comunicación y autora de Knowmads y Silver Surfers, quien nos dio las bases para cimentar la adecuada comunicación entre miembros de un equipo virtual. Si no lo pudiste ver, te recomendamos que le des al play a la grabación:
Antes de entrar en materia, la ponente aseguró que uno de los retos de trabajar de manera eficiente es, sin duda, la distancia. Muchas veces ocurre que, aunque estemos cerca físicamente pero en plantas diferentes de un edificio, no hay buena comunicación y esto afecta al rendimiento del trabajo. Sin embargo, ahora que la mayoría de equipos trabajan en remoto, la distancia nos obliga a ser ordenados en cuanto a procesos y comunicaciones. De esta manera, a mayor distancia, más nos preocupa comunicarnos de manera correcta y mayor es el rendimiento.
Y, en definitiva, para trabajar en remoto de la manera más eficiente es esencial escoger los canales de comunicación adecuados. Para ello, lo primero de todo, es saber identificar la diferencia entre comunicar e informar. Cuando utilizamos la razón para elaborar un mensaje y la emoción para generar una transformación en el receptor, estamos comunicando; sin embargo, cuando transmitimos el mensaje sin esperar un comportamiento por parte de nuestro oyente, simplemente estamos informando.
Para que se puedan estrechar lazos fuertes entre los miembros del equipo, es necesario comunicar y no informar. De esta manera, los trabajadores se sentirán parte del equipo y no percibirán sensaciones de soledad y aislamiento provocados por la distancia.
Otra cuestión que señalaba Raquel Roca es la importancia de la comunicación no verbal cuando nos comunicamos a través de medios digitales. Y es que la experta aseguraba que tan solo "el 70% de la comunicación se hace a través de los canales no verbales".
De este modo, la experta compartió los aprendizajes clave a la hora de establecer una comunicación efectiva a través del entorno digital en la actualidad:
- Ya que el componente visual es el más importante a la hora de comunicarnos de manera online, es aconsejable elegir canales de comunicación visuales, como la videoconferencia, para que el mensaje pueda llegar al receptor.
- A la hora de realizar estas videoconferencias, también es importante que nuestra mirada se dirija a la cámara para poder captar mejor la atención de los receptores.
- Es necesario cuidar el lenguaje corporal, ya que, como decimos, será la clave para que el mensaje pueda llegar al destinatario. Para el emisor, se recomienda elegir un plano medio en el que se vea la cara y los brazos.
- Es importante también crear un espacio o background que no distraiga la atención de los receptores y que transmita seriedad y profesionalidad.
- Disponer de una buena iluminación es otra de las claves para no perder la atención de los receptores.
- Elegir un vestuario adecuado nos ayuda también a transmitir un mensaje sin perder niveles de seguridad sobre lo que estamos comunicando.
- Las reuniones, igual que las físicas, han de ser rápidas, eficaces, escuetas y operativas.
- El uso del micrófono en las videoconferencias también es uno de los aspectos clave de esta comunicación. Si no vas a intervenir en ella, es recomendable que permanezca apagado. De esta manera, cuando lo enciendas, el líder de la reunión interpretará que quieres aportar algo.
- Otra de las funciones que debe realizar el líder de una reunión, debe ser la de dar luz a todos los miembros del equipo. Tiene que asegurarse de que todos los profesionales tienen su momento para ser el centro de atención en su turno de palabra. Así, evitará que se sientan solos y discriminados dentro del equipo.
- Como hemos dicho anteriormente, es fundamental utilizar los elementos visuales a la hora de transmitir un mensaje. Por eso, se recomienda incluir imágenes, vídeos y mapas en las presentaciones que vayamos a exponer. De esta manera, facilitaremos el mensaje.
- También es necesario utilizar adecuadamente los canales de comunicación. Los canales síncronos son los que transmiten el mensaje de manera instantánea y nos ayudan a recibir feedback de manera más rápida, enriqueciendo la información (por ejemplo, el Skype o el teléfono). Sin embargo, si lo que queremos es priorizar las tareas, mejorar la organización e involucrar a más miembros del equipo, deberemos utilizar los canales asíncronos (como el correo electrónico o los foros).
- Utilizar el lenguaje de manera adecuada es fundamental para evitar confusiones y perder productividad. Por eso, debemos evitar expresiones temporales ambiguas como "dame un minuto" o "espera un segundo".
- Usar correctamente los canales de comunicación escritos nos lleva, por ejemplo, a no utilizar el correo electrónico en situaciones de conflicto y optar por medios más instantáneos como el teléfono o la videoconferencia. Además, debemos procurar no poner en copia a personas de manera innecesaria ni utilizar letras en mayúsculas si no es para resaltar un mensaje positivo.
- A la hora de utilizar el lenguaje, es necesario utilizar también palabras inclusivas para hacer sentir a los trabajadores parte del equipo y contrarrestar la individualidad que se genera trabajando a distancia. Así, debemos incorporar palabras como "nosotros" y no términos como "tú" o "yo".
- Seleccionar un contenido atractivo es otro de los aspectos fundamentales a la hora de comunicar nuestro mensaje de manera efectiva. La primera impresión tiene que captar la atención y el interés de nuestros receptores.
- "Los mejores comunicadores son casi siempre los mejores oyentes". Por eso es imprescindible poner en práctica la escucha activa si queremos transmitir un mensaje. Si este no se entiende, la responsabilidad debe caer sobre el emisor, no sobre el receptor.
- Para que podamos comunicar en lugar de informar, debemos aprender a utilizar técnicas de storytelling para conseguir emocionar a nuestro receptor y que, tal como hemos visto, suceda una transformación en él.
Estas han sido las ideas de Raquel Roca para conseguir una comunicación efectiva entre miembros de un equipo trabajando en remoto.
¿Quieres aprender más sobre comunicación? Apúntate al curso de nuestra UtopicSchool donde contarás con formadores como Raquel que te enseñarán las mejores técnicas para comunicarte con tu equipo.
Más información aquí.